PDCA model:
verbetering en vernieuwing

Betekenis van het PDCA model

De afkorting PDCA staat voor Plan, Do, Check, Act. Dit model of cyclus is ook wel bekend als de ‘Deming Cirkel’ of het ‘Deming wiel’. We horen je al denken ‘maar waar komt die naam dan vandaan?’ De naam is afgeleid van de bedenker van de cyclus engineer en auteur William Edwards Deming, de man die het model een andere naam gaf. Het model heette eerst namelijk ‘Shewhart Cyclus’, geïnspireerd op het werk van Walter A. Shewhart. Shewhart begon met de cyclus en William ontwikkelde het PDCA model in de vijftiger jaren verder door.

Hoe werkt het Plan Do Act Check model?

Alles leuk en aardig, maar hoe werkt dit dan? Je voert binnen iedere fase van de cyclus een andere actie uit. Voor het succesvol doorlopen van de verschillende cycli van het model kan je gebruik maken van verschillende methodes, zoals KPI’s en daarbij passende doelen. Deze doelen zorgen ervoor dat de stappen naadloos in elkaar overlopen. In het geval van KPI’s is het onder andere mogelijk om tussentijds te controleren hoe het ervoor staat. KPI’s zijn onmisbaar voor het hanteren van het PDCA model. Waarom dat zo is, laten we zien aan de hand van de volgende stappen.

Stappen binnen het PDCA model

Het PDCA model kent de volgende stappen, we lopen ze met je door:

Stap 1: Plan

De eerste stap is Plan. Dit is de fase waarin je een businessplan opstelt dat volledig aansluit op de visie, missie en de vastgestelde strategie. Het is ook belangrijk om de gewenste resultaten te omschrijven in dit plan, en doe dit heel duidelijk zodat de doelen voor iedereen begrijpelijk zijn. Zorg ervoor dat de doelstellingen SMART geformuleerd zijn.

Stap 2: Do

In de Do fase gaan we over op het uitvoeren van het vooraf opgestelde plan, maar je registreert de gebeurtenissen ook. De kwaliteit van de data is namelijk heel erg belangrijk in deze fase van het model. Denk hierbij bijvoorbeeld aan nieuwe gebeurtenissen zoals nieuwe collega’s, klanten of bestellingen. Wat de gegevens zijn is natuurlijk afhankelijk van de doelen die je vooraf opgesteld hebt. Je gaat verschillende acties uitvoeren. Deze verdelen we onder in de volgende 3 soorten:

• Correctieve acties: terug naar de situatie waarin het probleem er nog niet was
• Preventieve acties: ervoor zorgen dat problemen in de toekomst niet meer voorkomen
• Tijdelijke acties: omzeilen van problemen

Stap 3: Check

Dit is de derde fase van het model, ook wel de fase waarin je je richt op de resultaten van je acties. Is het je gelukt om de doelen te behalen? Het zou jammer zijn als je deze stap vergeet. Echt een gemiste kans als je het ons vraagt, aangezien het analyseren van data ervoor zorgt dat je het proces nog verder kan verbeteren. Zorgen bepaalde acties niet voor het resultaat dat je voor ogen had? Dan kun je er natuurlijk voor kiezen om voor andere acties te gaan.

Stap 4: Act

Uiteraard is het van groot belang om ervoor te zorgen dat de uitkomsten van de fase hiervoor zo goed mogelijk benut worden. Je weet immers precies wat werkt en wat niet, dus je kan van de conclusies die je kan trekken de nieuwe standaard maken. De Act fase is ook het moment om andere processen die baat hebben bij de uitkomsten van het model onder de loep te nemen. Stel jezelf ook de volgende vraag: ‘welke struikelblokken staan je nu in de weg en staan bepaalde procesverbeteringen in de weg?’ Wanneer je een struikelblok of hindernis gevonden hebt, begin je weer helemaal vooraan bij de Plan fase. De cyclus begint immers opnieuw. Met een beetje geluk hoef je niet af te wijken van het oorspronkelijke plan, omdat je alle stappen van de cyclus succesvol doorlopen hebt.

Voorbeeld van een PDCA cyclus

Stel, je hebt een webshop voor hondenartikelen en wilt de PDCA-cyclus toepassen. Het voorbeeld is als volgt:

1. Plan: omzet verhogen door de klantervaring te verbeteren

• Analyseer klantfeedback en leer dat klanten graag meer productinformatie en duidelijke foto’s willen.
• Stel als doel een omzetstijging van 15% in de komende 3 maanden.
• Plan het verbeteren van de productpagina’s door betere beschrijvingen, extra foto’s en klantbeoordelingen toe te voegen.

2. Do

• Laat een content marketeer aantrekkelijke en informatieve productbeschrijvingen maken.
• Schakel een fotograaf in om professionele foto’s te maken van de producten.
• Voeg een reviewfunctie toe aan de webshop, zodat klanten beoordelingen kunnen achterlaten.
• Promoot de verbeteringen via social media en een nieuwsbrief.

3. Check

• Controleer de webshopstatistieken na 3 maanden. Analyseer KPI’s zoals websiteverkeer, conversiepercentage en gemiddelde orderwaarde. Meet ook het aantal klanten dat gebruikmaakt van de reviewfunctie.
• Vergelijk de omzetcijfers met de doelstelling van een 15% stijging.

Je ziet een omzetstijging van 12%. Dit is een verbetering, maar niet voldoende voor het behalen van de doelstelling. Ook merk je bijvoorbeeld dat bepaalde producten nog steeds weinig worden bekeken.

4. Act

• Analyseer waarom sommige producten niet presteren (bijvoorbeeld seizoensgebonden artikelen of onvoldoende promotie).
• Plan een gerichte marketingactie voor minder populaire producten, zoals kortingen of bundelaanbiedingen.
• Stel een nieuw doel om de resterende 3% omzetgroei te behalen in de volgende cyclus.

Meer weten over het toepassen van het PCDA-model?

Wil je weten hoe je het PDCA-model toepast op je website of webshop voor het verbeteren van bijvoorbeeld de klanttevredenheid? Of kan je daar wel wat hulp van een ervaren marketeer bij gebruiken? Neem gerust contact op met een van onze adviseurs en maak een afspraak voor een adviesgesprek waarin we de mogelijkheden bespreken. Misschien blijkt wel dat een social media campagne, SEO of Google Ads bijdraagt aan het behalen van de doelstellingen voor jouw bedrijf.