Bouwen vanuit een lokale community
Een sterk festival ontstaat niet alleen op het podium, maar vooral eromheen. Denk aan lokale bedrijven die deelnemen, verenigingen die hun leden elk jaar optrommelen en bezoekers die het evenement telkens opnieuw in hun agenda zetten. Een van de belangrijkste pijlers van een duurzaam festival is de lokale community. Wanneer een evenement stevig geworteld is in de regio, ontstaat er een natuurlijke betrokkenheid. De beweging die je ziet is dat steeds meer lokale bezoekers actief onderdeel worden van het festival.
Voor de organisatie van het festival betekent dit stabiliteit. Een deelnemersbasis zorgt namelijk voor een vaste stroom aan inkomsten en bezoekers. Dat maakt het festival minder afhankelijk van losse kaartverkoop of grote namen op het podium. Natuurlijk zijn deze grote namen wel een van de redenen waarom bezoekers graag komen, maar zonder een sterke lokale basis is het lastig om een festival jaar na jaar succesvol te organiseren. Zegt een artiest af? Dan is de ruggengraat de community waar je aan hebt gebouwd.
Risico’s spreiden
Iedere festivalorganisator weet dat er veel onzekerheden zijn. Slecht weer kan het aantal bezoekers drukken, artiesten kunnen afzeggen en kosten voor techniek of beveiliging kunnen onverwacht stijgen. Juist daarom is het belangrijk om risico’s zo veel mogelijk te spreiden. Zoals we net al zeiden, helpt een brede deelnemersbasis daarbij. Wanneer een festival bijvoorbeeld honderd deelnemende bedrijven heeft, is een groot deel van het publiek en de inkomsten al vooraf verzekerd. Zelfs wanneer de kaartverkoop wat tegenvalt, blijft het evenement financieel stabiel.
De combinatie van sport, muziek en cultuur
Veel festivals draaien volledig om muziek. Dat kan werken, maar het brengt ook risico’s met zich mee. Artiesten worden steeds duurder en de concurrentie tussen festivals groeit. Hierdoor wordt het lastiger om een muziekfestival financieel rond te krijgen. Een interessante oplossing is het combineren van verschillende elementen binnen één evenement. Het samenbrengen van sport, muziek en cultuur zorgt voor een breder programma dat meerdere doelgroepen aanspreekt. Daarnaast biedt deze opzet meer mogelijkheden voor sponsoren en partners. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld deelnemen aan de race, zichtbaar zijn op het terrein en tegelijkertijd relaties uitnodigen voor een dag vol activiteiten.
Trouw blijven aan je identiteit en regio
Wanneer een festival succesvol wordt, ontstaat al snel de neiging om op te schalen. Meer bezoekers, grotere artiesten en een uitgebreider programma lijken logische stappen. Toch kan te snelle groei juist risico’s met zich meebrengen. Veel succesvolle festivals kiezen er daarom bewust voor om lokaal te blijven en hun identiteit te bewaken. Het karakter van het evenement, de betrokkenheid van de regio en de schaal waarop het georganiseerd wordt vormen samen de kracht van het festival.
Neem bijvoorbeeld het Drakenbootfestival. De lokale bedrijven, verenigingen en bezoekers vormen de basis van het festival, omdat die sterke verbintenis met Apeldoorn er is. Wanneer het evenement te groot wordt of zich buiten de regio gaat richten, kan die binding verloren gaan. Daarom kiezen sommige organisatoren ervoor om bewust binnen hun capaciteit te blijven groeien. Niet elk festival hoeft een nationaal evenement te worden, want juist de regionale verankering kan een belangrijke reden zijn waarom bezoekers elk jaar terugkomen.
Groeien doe je stap voor stap
In de Trotscast-aflevering benoemde Eric-Jan Westen dat de grootste les die hij in het ondernemersvak heeft geleerd, is dat je klein moet beginnen en voorzichtig moet gaan. Elk festival ontstaat zelden in één editie. Vaak duurt het jaren voordat een evenement echt bekend wordt in de regio en een vaste groep bezoekers opbouwt. Geduld speelt daarbij een grote rol. Veel organisatoren geven aan dat het ongeveer tien tot twaalf jaar duurt voordat een festival volledig is uitgegroeid tot een herkenbaar evenement met een trouwe achterban. In de eerste jaren draait het vooral om leren, verbeteren en langzaam uitbreiden.
Sponsoring
Als bezoeker maak je alleen het festival zelf mee. Voor de organisatie begint het werk echter al maanden eerder. In de praktijk zijn organisatoren vrijwel het hele jaar bezig met de voorbereiding. Sponsoring speelt daarbij een belangrijke rol. Bij festivals met een deelnemersstructuur komt een groot deel van de sponsoring voort uit deelname van bedrijven aan activiteiten zoals een race of competitie. Daarnaast kunnen sponsorpakketten worden aangeboden met zichtbaarheid op het terrein, in communicatie en tijdens het evenement.
Ondanks een goede voorbereiding blijft er altijd onzekerheid bestaan. Kosten kunnen stijgen, leveranciers kunnen duurder worden en weersomstandigheden blijven onvoorspelbaar. Zelfs na jaren van succes kan een festival te maken krijgen met een moeilijk jaar. Het is daarom belangrijk om realistisch te blijven en niet te snel te groot te willen groeien. Hierdoor blijft je festival ook op de lange termijn gezond en kan het blijven bestaan voor de community die er elk jaar naar uitkijkt.
Jouw verhaal sterker neerzetten?
Succesvolle festivals laten zien hoe krachtig een sterke community en duidelijke positionering kunnen zijn. Hetzelfde geldt voor merken en organisaties. Wil jij jouw verhaal beter laten aansluiten bij je doelgroep en werken aan duurzame groei? Neem contact met ons op!
